Decisiones tomadas por la IA en el ámbito laboral: nueva obligación para empresas
Sistemas algorítmicos en el ámbito laboral: nueva obligación para empresas
El uso de programas que asignan turnos, clasifica candidatos, evalúan el rendimiento o recomiendan promociones es cada vez más habitual. Estas herramientas pueden agilizar la gestión de personal, pero también condicionan decisiones que afectan directamente a las personas trabajadoras.
El Real Decreto 723/2026 introduce una nueva obligación de transparencia sobre los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones en el ámbito laboral. La norma está en vigor desde el 5 de octubre de 2026.
¿En qué consiste la nueva obligación?
La empresa deberá informar por escrito a las personas trabajadoras sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
Cuando estos sistemas se empleen para determinar, fijar, variar o modificar condiciones de trabajo, la información deberá incluir también sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. Esto comprende, entre otras condiciones:
- La duración o distribución de la jornada.
- La asignación de tareas.
- La determinación de los salarios.
- La progresión o promoción profesional.
- El lugar de trabajo.
- La extinción del contrato.
Esta enumeración es ilustrativa: la obligación también puede afectar a decisiones sobre otras condiciones de trabajo.
La información deberá comprender las pautas, criterios y reglas de funcionamiento utilizadas por el sistema. Por tanto, no será suficiente con comunicar únicamente el nombre del programa o indicar de forma genérica que la empresa utiliza inteligencia artificial.
La explicación debe permitir que la persona trabajadora comprenda qué datos se utilizan, qué aspectos se valoran, cómo interviene el sistema en la decisión y qué consecuencias puede producir. Esto no significa que la empresa deba entregar el código fuente del programa, pero sí ofrecer una explicación clara y útil de su funcionamiento.
Con carácter general, esta obligación resulta aplicable a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, de acuerdo con el ámbito de aplicación establecido por el Real Decreto 723/2026.
¿Cuándo debe entregarse la información?
En las nuevas relaciones laborales, la información deberá facilitarse antes del inicio de la relación laboral.
Para las relaciones que ya estén vigentes el 5 de octubre de 2026, la empresa deberá entregarla cuando la persona trabajadora la solicite, siempre que no disponga ya de ella. El plazo será de treinta días hábiles desde la recepción de la solicitud.
Cualquier modificación posterior del sistema o de sus criterios deberá comunicarse lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio produzca efectos.
La información puede entregarse en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve una prueba de su entrega o recepción.
Ejemplos de sistemas utilizados actualmente
La obligación no afecta únicamente a programas identificados comercialmente como inteligencia artificial. También puede aplicarse a programas tradicionales que utilicen reglas automáticas, puntuaciones, clasificaciones o recomendaciones.
Estos son algunos ejemplos:
Selección y clasificación de candidatos
Programas como Workday HiredScore pueden priorizar candidatos comparando los requisitos del puesto con sus currículums e incluso configurar procesos para que determinados candidatos avancen automáticamente a otra fase. SAP SuccessFactors Recruiting permite extraer y comparar las competencias de los candidatos con las exigidas para el puesto. Oracle Recruiting, Eightfold AI y HireVue también ofrecen funciones de puntuación, correspondencia de perfiles, entrevistas automatizadas o recomendaciones de selección.
Estas herramientas pueden quedar sometidas al RGPD y al Reglamento de Inteligencia Artificial desde la fase de selección. La nueva obligación del Real Decreto deberá tenerse especialmente en cuenta cuando el sistema continúe utilizándose durante la relación laboral o influya en sus condiciones.
Elaboración automática de turnos y horarios
Sistemas de gestión de personal como UKG, Dayforce u Oracle HCM pueden elaborar o recomendar cuadrantes, distribuir jornadas, gestionar ausencias y calcular las necesidades de personal.
Si el resultado determina qué días trabaja cada persona, su turno, horario, descansos o centro de trabajo, la empresa deberá explicar los criterios utilizados: disponibilidad, demanda prevista, competencias, antigüedad, costes, preferencias o cualquier otro factor configurado.
Asignación de tareas
Algunas plataformas de logística, reparto, almacenes, centros de atención telefónica o gestión de proyectos asignan automáticamente pedidos, rutas, llamadas, expedientes o cargas de trabajo.
La obligación puede resultar aplicable cuando el sistema decida o condicione de manera relevante qué tareas recibe cada trabajador, su volumen, prioridad, dificultad o plazo de ejecución.
Evaluación del rendimiento
Existen programas que analizan productividad, cumplimiento de objetivos, tiempos de respuesta, ventas, incidencias, calidad del servicio o patrones de colaboración.
Por ejemplo, Microsoft Viva Insights ofrece información sobre reuniones, colaboración, concentración y patrones de trabajo. La mera obtención de estadísticas agregadas no implica necesariamente una decisión laboral. Sin embargo, si esos datos se utilizan para puntuar individualmente a los trabajadores y decidir salarios, promociones, asignación de tareas o despidos, deberán aplicarse las obligaciones de transparencia correspondientes..
Salarios, incentivos y retribución variable
Los programas de recursos humanos pueden calcular comisiones, primas, complementos o propuestas salariales atendiendo a objetivos, evaluaciones, productividad, disponibilidad u otros indicadores.
Oracle AI for HCM, por ejemplo, incluye funcionalidades de apoyo relacionadas con compensación, promociones y cambios salariales. Si la recomendación del sistema influye en la retribución final, la empresa deberá identificar y explicar los criterios utilizados.
Promoción profesional y movilidad interna
Herramientas como Eightfold AI, Oracle AI for HCM, Workday o SAP SuccessFactors pueden comparar las competencias de las personas trabajadoras con puestos disponibles, recomendar oportunidades profesionales o identificar posibles candidatos para una promoción.
Cuando estas recomendaciones sean utilizadas para decidir ascensos, formación, movilidad interna o sucesiones, deberá informarse sobre los datos y criterios que influyen en la clasificación.
Extinción del contrato
También deberán revisarse los sistemas que identifiquen automáticamente bajo rendimiento, incumplimientos, riesgo de abandono, absentismo o posibles candidatos para una reducción de plantilla.
Un programa no tiene que emitir directamente una carta de despido para quedar sometido a la obligación. Puede ser suficiente con que su puntuación, alerta o recomendación influya de manera relevante en la decisión empresarial.
¿Cuándo se aplica el RGPD y cuándo su artículo 22?
Cuando un sistema algorítmico trate datos personales, la empresa deberá cumplir con Normativa de protección de datos, aunque exista intervención humana en la decisión. Las puntuaciones, perfiles e inferencias vinculados a una persona identificada o identificable también pueden ser datos personales.
El régimen específico del artículo 22 del RGPD se aplica cuando concurren conjuntamente dos circunstancias:
- La decisión se basa únicamente en un tratamiento automatizado.
- Produce efectos jurídicos o afecta de forma significativamente similar a la persona.
Con carácter general, la persona tiene derecho a no quedar sometida a estas decisiones. Las excepciones son la necesidad para celebrar o ejecutar un contrato, la autorización por una norma que establezca garantías adecuadas o el consentimiento explícito.
En el ámbito laboral, la necesidad contractual debe interpretarse restrictivamente y el consentimiento explícito exige acreditar que es verdaderamente libre.
Si resulta aplicable una excepción, deberán establecerse las garantías correspondientes al supuesto, incluida la posibilidad de obtener intervención humana, expresar el propio punto de vista e impugnar la decisión.
Una validación meramente formal no constituye una intervención humana efectiva. Quien revise debe poder valorar críticamente el resultado, disponer de información y tiempo suficientes y tener autoridad real para modificarlo.
Cumplir la obligación laboral de información no legitima por sí solo el tratamiento de datos ni sustituye las demás obligaciones de protección de datos.
¿Qué debe hacer ahora la empresa?
Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas deben cumplir esta obligación en los términos y plazos previstos en el Real Decreto. Para organizar su cumplimiento, recomendamos adoptar las siguientes medidas:
Inventariar los sistemas utilizados
Revisar los programas de recursos humanos, control horario, nóminas, selección, productividad, planificación de turnos y gestión de tareas.
Preguntar a los proveedores
Solicitar una descripción de las funcionalidades automatizadas, datos utilizados, criterios de clasificación, capacidad de configuración, medidas de supervisión humana y documentación necesaria para cumplir las obligaciones de transparencia.
Identificar las decisiones afectadas
Determinar si el sistema interviene en la jornada, tareas, salarios, promoción, lugar de trabajo o extinción del contrato.
Analizar su impacto
Comprobar si existe una decisión exclusivamente automatizada, si se utilizan datos personales, si pueden producirse discriminaciones y si es necesaria una evaluación de impacto en protección de datos.
Preparar la información para el personal
Elaborar una comunicación comprensible que explique la finalidad del sistema, los datos utilizados, sus criterios de funcionamiento, la intervención humana existente y sus consecuencias.
Informar a la RLPT
La nueva obligación individual no sustituye el derecho de la Representación Legal de las Personas Trabajadoras a conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos que incidan en las condiciones de trabajo, el acceso o el mantenimiento del empleo.
Conservar evidencias
Guardar la documentación del sistema, las comunicaciones entregadas, sus fechas, las solicitudes recibidas y las revisiones humanas realizadas.
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La obligación depende del uso concreto y de la configuración realizada por cada empresa, no simplemente de la marca o denominación comercial del programa. Una misma herramienta puede utilizarse únicamente para tareas administrativas o, por el contrario, para puntuar a trabajadores y condicionar decisiones laborales.
Por ello, no basta con preguntar si la empresa “utiliza inteligencia artificial”. Es necesario revisar cómo funcionan realmente sus programas, qué datos tratan y qué decisiones ayudan a adoptar.
Las empresas que utilicen estos sistemas deberán coordinar a las áreas de Recursos Humanos, Responsable de Protección de Datos, al Delegado de Protección de Datos, Asesoría Laboral, Sistemas de Información (TIC).
Una revisión previa permitirá cumplir la nueva obligación y reducir los riesgos laborales, de protección de datos y de discriminación derivados de una utilización inadecuada de estas herramientas.