DNI en Hospedajes y Alquiler de vehículos a motor
DNI en Hospedajes y Alquiler de vehículos a motor
En los últimos años, las normativas de protección de datos se han vuelto más estrictas para garantizar la seguridad y la privacidad de las personas y en este contexto, el Real Decreto 933/2021, aprobado el 26 de octubre de 2021, expone las obligaciones para quienes gestionan actividades de hospedaje, como hoteles, hostales, alojamientos turísticos y alquiler de vehículos a motor, las cuales analizamos en nuestro Blog en diciembre de 2024.
Sin embargo, el pasado 17 de junio de 2025 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado algunas aclaraciones importantes sobre cómo cumplir con estas obligaciones de manera adecuada y conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las cuales exponemos a continuación, con el fin de ayudar a nuestros clientes que ejerzan dichas actividades y porque no, informar a cualquier persona usuaria de estos servicios, sobre cuales son sus derechos como ciudadano
¿Qué Establece el Real Decreto 933/2021?
El Real Decreto 933/2021 tiene como objetivo mejorar la seguridad pública y la protección de personas y bienes, sobre todo en lo que respecta a la prevención de delitos.
Según la Exposición de Motivos de la norma, la logística del alojamiento juega un papel relevante en las actividades delictivas, y es por ello que se ha establecido la obligación de recoger ciertos datos de los huéspedes para colaborar con las autoridades en la identificación de personas y la prevención de actividades ilícitas.
Los datos que deben ser recabados se especifican en nuestro Artículo dic’24 y abarcan, entre otros, información como el nombre completo, sexo, nacionalidad, fecha de nacimiento, parentesco con los viajeros que le acompañan, número de pasaporte o DNI, debiendo ser recopilados antes del inicio de la actividad de hospedaje o alquiler del vehículo a motor.
¿Puedes solicitar una copia del DNI o Pasaporte?
Uno de los puntos clave expuestos por la AEPD, es que no se debe solicitar una copia del documento de identidad (DNI, pasaporte u otros documentos similares) de los huéspedes o usuarios, pues vulnera el principio de minimización de datos, establecido en el artículo 5.1.c) del RGPD, que establece que solo deben recogerse los datos estrictamente necesarios para el propósito legal que se persigue.
El DNI o pasaporte contiene información adicional innecesaria para cumplir con el Real Decreto 933/2021, como la fotografía, la fecha de caducidad, el número de control o el nombre de los padres, además, la entrega de una copia del DNI o documento equivalente puede generar riesgos innecesarios para los ciudadanos usuarios de estos servicios, como la suplantación de identidad.
¿Cómo se deben recogerse los datos necesarios?
La AEPD propone una metodología distinta en función del sistema de recogida de la información:
Presencialmente
La recogida de los datos exigidos se pueda realizar, a través de un formulario que recoja exclusivamente la información necesaria, tal y como se detalla en los apartados A.3, A.4, B.3 y B.4 del Anexo I del Real Decreto 933/2021.
Este formulario podrá ser cumplimentado por el propio huésped / usuario, a la llegada al alojamiento (check-in) o al personarse para alquilar el vehículo a motor.
Para verificar la identidad de los huéspedes de manera eficiente y conforme a la normativa, la AEPD sugiere que, en el caso de la recogida presencial de datos, se puede comprobar visualmente que los datos proporcionados coinciden con los que aparecen en el documento de identidad presentado por el huésped.
Online
La recogida de datos necesarios para cumplir con el Real Decreto 933/2021, podrá realizarse mediante formularios con formato digital, (ej. formularios web) y la autenticación podría realizarse a través de mecanismos digitales como certificados digitales o códigos de seguridad enviados por SMS o correo electrónico del titular de los datos personales.
Además, en situaciones donde se utiliza un medio de pago para garantizar la reserva, se puede verificar que la información del huésped/usuario coincida con los datos asociados al método de pago utilizado.
La AEPD también aclara que no existe una única forma de autenticación, por lo que los responsables de estas actividades pueden explorar otras opciones que consideren adecuadas, siempre y cuando estas sean compatibles con el RGPD.
Garantizar el cumplimiento del Real Decreto 933/2021
El cumplimiento del Real Decreto 933/2021 no solo implica la correcta recogida y autenticación de los datos, sino también la adopción de medidas adecuadas para proteger la información personal de los huéspedes/usuarios.
En este sentido, las actividades de hospedaje y alquieler de vehículos a motor, deben asegurarse de:
- Limitar la recogida de datos a lo estrictamente necesario y conforme al R.D. 933/2021
- No recoger copias de documentos de identidad
- Implementar medidas de seguridad para proteger los datos personales recopilados, tanto si se recoge de manera presencial como en online.
Business Adapter® a tu servicio
Si necesitas ayuda para garantizar que tu negocio cumpla con la ley de protección de datos como la de gestión de actividades relacionadas con el hospedaje y alquiler de vehículos a motor (R.D. 933/2021), contacta con tu consultor para recibir el asesoramiento necesario.
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