Gafas inteligentes en el trabajo: ¿puede un empleado grabar?
¿Puede un empleado grabar con gafas inteligentes en el trabajo? Analizamos privacidad, RGPD, secretos empresariales y actuación de la empresa.
Las gafas inteligentes ya no son un dispositivo futurista, pues ya son una realidad accesible, algunos modelos pueden tomar fotografías, grabar vídeo y sonido, retransmitir contenido o sincronizarlo automáticamente con aplicaciones y servicios en la nube. Estas funciones plantean riesgos especialmente importantes cuando se utilizan en un centro de trabajo.
¿Puede un empleado acudir a la empresa con unas gafas inteligentes y grabar toda su jornada laboral?
Es necesario un análisis previo para determinar si se puede prohibir tajantemente su uso en un entorno laboral, que hacer antes de prohibir y como comunicarlo o permitir su uso en determinados casos.
La imagen y la voz son datos personales
Las imágenes y las voces que permiten identificar directa o indirectamente a una persona son datos personales, por tanto, su grabación, almacenamiento, consulta, copia o difusión constituye un tratamiento al que pueden resultar aplicable la Normativa de Protección de Datos (el RGPD y la LOPDGDD).
El hecho de que las gafas sean propiedad del trabajador no elimina estas obligaciones. Tampoco convierte automáticamente las grabaciones en una actividad personal o doméstica. Esta excepción debe interpretarse de forma restrictiva y difícilmente ampara una grabación sistemática realizada durante la actividad profesional, sobre todo si afecta a clientes, se comparte con terceros o se almacena en una plataforma en la nube.
Para que el tratamiento fuera lícito debería existir una base jurídica válida y respetarse, entre otros, los principios de finalidad, minimización, transparencia, limitación de la conservación y seguridad. Una grabación permanente de toda la jornada resulta, con carácter general, excesiva para cualquier finalidad legítima que pudiera alegarse.
Además, las gafas podrían captar datos de categoría especial, agravando el problema de su grabación.
La Agencia Española de Protección de Datos ha advertido de que estos dispositivos pueden captar datos personales de terceros de forma inadvertida y recomienda limitar su uso, informar adecuadamente y evitar grabaciones innecesarias.
¿Y si el trabajador participa en la conversación?
Que una persona intervenga en una conversación puede ser relevante para determinar si existe una interceptación penalmente ilícita, pero no concede un derecho general a grabar, conservar o difundir todo lo que sucede durante la jornada.
Debe diferenciarse una grabación puntual y necesaria para acreditar una conducta ilícita o ejercer el derecho de defensa de una vigilancia continua e indiscriminada. Grabar durante horas a compañeros y clientes, incluyendo conversaciones ajenas, reuniones, documentos y pantallas, excede claramente de aquella situación excepcional.
Riesgos para la empresa más allá de la privacidad
Las gafas inteligentes no solo pueden afectar a las personas. También pueden captar:
- Reuniones internas y conversaciones comerciales.
- Pantallas, expedientes y documentos de trabajo.
- Datos personales de empleados y clientes.
- Procesos productivos, diseños, fórmulas o métodos internos.
- Estrategias, precios y condiciones contractuales.
- Información sometida a compromisos de confidencialidad.
La grabación y eventual sincronización en la nube puede comprometer información confidencial y secretos empresariales protegidos por la Ley 1/2019, de Secretos Empresariales. También puede afectar, según el contenido captado, a activos protegidos por derechos de propiedad intelectual o industrial.
El riesgo aumenta cuando la empresa desconoce qué proveedor recibe los archivos, dónde se almacenan, durante cuánto tiempo se conservan o si se utilizan para entrenar sistemas de inteligencia artificial.
¿Puede la empresa prohibir las grabaciones?
Sí. La empresa puede prohibir la captación de imágenes y sonido mediante dispositivos personales o corporativos en ejercicio de sus facultades de organización y dirección. La medida protege la intimidad de trabajadores y terceros, los datos personales y la información empresarial.
La prohibición debe ser clara, proporcionada y comunicada. Una política interna debería contemplar expresamente teléfonos móviles, relojes, gafas inteligentes y cualquier otro dispositivo con funciones de grabación.
Cuando sea técnicamente posible, puede permitirse portar el dispositivo siempre que sus funciones de captación estén completamente desactivadas. Si esto no puede garantizarse, puede justificarse que no se introduzca en determinadas instalaciones, reuniones o zonas sensibles.
Antes de prohibir por completo el dispositivo debe comprobarse si cumple una función asistencial relacionada con una discapacidad. En ese caso deberán estudiarse los ajustes razonables necesarios, sin que ello implique autorizar grabaciones indiscriminadas.
La política tampoco debería impedir una grabación excepcional amparada por una causa legal, como la obtención proporcionada de pruebas ante una situación de acoso, discriminación, delito o infracción. La existencia de esa justificación deberá analizarse caso por caso.
¿Qué debe hacer la empresa cuando recibe una queja?
La empresa no debe ignorar la situación. Una vez conocidos los hechos, resulta recomendable:
- Ordenar por escrito el cese inmediato de las grabaciones y exigir la desactivación de las funciones de captación.
- Documentar las quejas y abrir una investigación interna, dando audiencia al trabajador.
- Determinar qué se grabó, durante cuánto tiempo, dónde se almacenó y si se compartió con terceros.
- Adoptar medidas proporcionadas para proteger reuniones, sistemas, documentos e información sensible.
- Preservar temporalmente las pruebas imprescindibles sin acceder unilateralmente al dispositivo o a las cuentas personales sin cobertura jurídica suficiente.
- Analizar, con el DPD o responsable de privacidad, si se han comprometido datos tratados bajo la responsabilidad de la empresa y si existe una violación de seguridad.
- Valorar una medida disciplinaria conforme al convenio colectivo, la gravedad acreditada y el principio de proporcionalidad.
No toda grabación privada realizada por un trabajador constituye automáticamente una brecha de seguridad imputable a la empresa. Sin embargo, si compromete datos personales cuya protección corresponde a esta, será necesario documentar el análisis y determinar si procede notificar el incidente a la AEPD y, en supuestos de alto riesgo, comunicarlo a las personas afectadas.
Posibles consecuencias disciplinarias
Cuando existe una prohibición previa, clara y conocida, la grabación puede constituir desobediencia y transgresión de la buena fe contractual. Su gravedad dependerá, entre otros factores, de:
- La duración y reiteración de la conducta.
- Las personas y contenidos captados.
- La existencia de advertencias previas.
- La subida automática de archivos a la nube.
- La difusión o entrega a terceros.
- El perjuicio causado a trabajadores, clientes o a la propia empresa.
- La información confidencial o los secretos empresariales afectados.
En los casos más graves podría llegar a justificarse el despido disciplinario, pero no debe adoptarse de forma automática. Es imprescindible acreditar los hechos, revisar el convenio colectivo y respetar los requisitos formales y de proporcionalidad establecidos en el Estatuto de los Trabajadores.
Prevención: una política interna adaptada a los nuevos dispositivos
Las políticas que solo mencionan teléfonos móviles pueden haberse quedado obsoletas. La empresa debería regular de forma expresa:
- Qué dispositivos personales pueden utilizarse.
- La prohibición de captar imágenes, sonidos o conversaciones sin autorización o causa legal.
- Las restricciones en reuniones, zonas sensibles y centros de clientes.
- La sincronización y almacenamiento en servicios en la nube.
- La publicación o comunicación de grabaciones.
- La protección de datos, la confidencialidad y los secretos empresariales.
- Las posibles consecuencias disciplinarias.
También conviene conservar evidencia de que cada trabajador ha recibido y comprendido la política. La firma acredita conocimiento, pero no sustituye la necesidad de investigar y probar cada incumplimiento.
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