Guía para el sector Transporte sobre el DeCA digital

Guía para el sector Transporte sobre el DeCA digital

Quién está obligado y cómo prepararse antes del 5 de octubre de 2026

Conclusión principal: La obligación no afecta únicamente a las empresas de transporte. También puede afectar a fabricantes, distribuidores, mayoristas y otras empresas que organizan la entrega de sus productos y contratan directamente al transportista que realiza el servicio. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible en los transportes públicos interiores de mercancías por carretera deberá ser digital.

Esta guía se dirige a empresas transportistas y a empresas que contratan el transporte de sus mercancías. Su objetivo es permitir una primera identificación de las obligaciones aplicables y facilitar una implantación ordenada.

1. Qué cambia a partir del 5 de octubre de 2026

La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece que el documento de control administrativo del transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley. La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta las características técnicas del Documento electrónico de Control Administrativo, denominado DeCA.

– Debe generarse antes del inicio efectivo del servicio.

– Debe ser un PDF nativo digital, no un documento escaneado ni una fotografía.

– Debe tener un tamaño máximo de 5 MB e incluir la fecha y hora de creación y, en su caso, de modificación como metadatos.

– Debe incorporar un código QR que conduzca a una URL única y específica desde la que pueda descargarse directamente el PDF.

– El conductor debe disponer del documento o del código QR antes de iniciar el transporte.

– Los sujetos obligados deben conservarlo durante al menos un año.

Importante. En esta normativa, transporte público no significa transporte prestado por una Administración. Es el transporte de mercancías realizado por cuenta ajena y a cambio de una remuneración, aunque todas las empresas implicadas pertenezcan al sector privado.

2. Compruebe si su empresa está obligada

2.1 Si su empresa realiza transportes para terceros

Su empresa estará obligada como transportista efectivo cuando sea titular de la autorización al amparo de la cual se realiza materialmente el transporte. Esto incluye a sociedades mercantiles y transportistas autónomos que trasladan mercancías de clientes a cambio de un precio.

2.2 Si su empresa vende o distribuye productos

Su empresa puede estar obligada como cargador contractual, aunque no sea una empresa de transporte. Lo estará cuando contrate directamente con el transportista efectivo el traslado de un envío. Es el supuesto habitual de fabricantes, mayoristas y distribuidores que organizan y pagan la entrega de sus productos al cliente.

2.3 Si interviene una agencia u operador logístico

Cuando una empresa contrata a una agencia, transitario u operador logístico y esta contrata después al transportista que realiza materialmente el servicio, debe revisarse la cadena contractual. A efectos del DeCA, el cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo. En ese caso puede ser el intermediario, no necesariamente el propietario o vendedor de la mercancía.

3. Árbol rápido de decisión

1. ¿El envío tiene origen y destino dentro de España? Si no, se aplicará normalmente la documentación internacional correspondiente.
2. ¿El transporte lo realiza una empresa o autónomo para un tercero a cambio de un precio? Si sí, estamos ante transporte público de mercancías.
3. ¿Su empresa realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización? Si sí, es transportista efectivo.
4. ¿Su empresa contrata directamente a ese transportista efectivo? Si sí, es cargador contractual.
5. ¿Concurre alguna excepción legal? Si no concurre, deberá formalizarse el DeCA digital.

4. Operaciones incluidas y excluidas

Documentos equivalentes. Una carta de porte, un documento ADR, un documento de identificación de residuos, un documento SANDACH u otro documento de transporte puede utilizarse como DeCA si contiene todos los datos obligatorios y cumple las exigencias digitales. Esto no elimina la obligación documental; permite cumplirla mediante otro formato.

5. Obligaciones del cargador contractual

– Formalizar el DeCA conjuntamente con el transportista efectivo o asegurarse de que se genera correctamente.

– Facilitar correctamente su denominación o nombre, NIF y domicilio.

– Identificar al transportista efectivo.

– Facilitar correctamente el origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía.

– Comprobar que el conductor dispone del documento o QR antes del inicio del servicio.

– Conservar el documento o mantener la posibilidad de descargarlo durante al menos un año.

– Poder demostrar que el documento fue emitido, especialmente si su generación se delega en el transportista o en un proveedor tecnológico.

El cargador contractual y el transportista efectivo responden por la falta de formalización y por la ausencia del documento a bordo. El cargador puede quedar exonerado de esta última responsabilidad si prueba que el documento fue emitido.

6. Obligaciones del transportista efectivo

– Formalizar el DeCA conjuntamente con el cargador contractual o verificar que se ha generado.

– Aportar correctamente la fecha del transporte y las matrículas del vehículo tractor y, cuando corresponda, del remolque o semirremolque.

– Actualizar el documento si se cambia de vehículo durante la operación.

– Entregar al conductor, antes del inicio, una copia electrónica, una copia impresa con QR o el propio código QR.

– Garantizar que el conductor pueda presentar el documento en una inspección en carretera.

– Conservar el fichero durante al menos un año o disponer de acceso para descargarlo durante ese plazo.

7. Requisitos técnicos que debe cumplir el sistema

8. Qué datos contiene el DeCA

El documento debe incluir, como mínimo, la identificación y NIF del cargador contractual y del transportista efectivo, el domicilio del cargador, el origen y destino, la naturaleza y peso de la mercancía, la fecha del transporte y las matrículas de los vehículos utilizados.

Protección de datos.

La Normativa de Protección de Datos entra en escena cuando cargador y transportista son sociedades mercantiles, sus denominaciones, NIF y domicilios sociales no son datos personales. Sí pueden existir datos personales cuando intervienen autónomos o cuando la plataforma trata nombres, teléfonos y correos de conductores, usuarios, firmantes o contactos. La matrícula también puede ser dato personal si permite identificar o singularizar a una persona física.

Los nombres, DNI, teléfonos, correos y firmas de los conductores no son datos obligatorios del DeCA de mercancías. No deben añadirse por defecto si no existe una necesidad real.

9. Contratación de una plataforma tecnológica

El cargador o transportista puede utilizar un proveedor externo para generar, enviar y conservar los documentos. Esa contratación no traslada al proveedor la responsabilidad administrativa que corresponde a los sujetos obligados. Antes de contratar conviene comprobar, como mínimo, los siguientes aspectos:

– Cumplimiento de los requisitos técnicos de la Resolución de 5 de junio de 2026.

– Identidad completa del proveedor y condiciones del servicio.

– Ubicación del alojamiento y relación de subproveedores.

– Cifrado, control de accesos, registro de actividad, copias de seguridad y gestión de incidentes.

– Procedimiento para exportar los documentos y recuperar la información al terminar el contrato.

– Plazos de conservación y eliminación efectiva de la información.

– Uso de correo, WhatsApp, inteligencia artificial o blockchain y posibles transferencias internacionales.

– Contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD cuando el proveedor trate datos personales por cuenta de la empresa.

10. Recomendaciones para una implantación segura

1. Mapear la operativa real. Identifique quién vende, quién organiza el envío, quién contrata directamente y quién realiza materialmente cada transporte.
2. Revisar los contratos. No deduzca las funciones por el nombre comercial del grupo; compruebe qué sociedad firma y factura cada operación.
3. Asignar responsabilidades. Determine quién crea el DeCA, quién valida los datos, quién lo entrega al conductor y quién atiende una incidencia.
4. Implantar controles previos. Impida que un vehículo inicie el servicio sin que el documento o QR haya sido generado y entregado.
5. Mantener evidencias. Conserve registros de creación, envío, descarga, modificación y entrega al conductor.
6. Evitar datos innecesarios. No incorpore DNI, teléfonos, firmas o datos de conductores si no son necesarios para la finalidad aplicable.
7. Proteger las URL. Utilice enlaces largos y no predecibles, tokens y medidas contra indexación o enumeración masiva.
8. Preparar un plan alternativo. Defina cómo se generará y entregará el documento si falla la plataforma, la API o la conexión.
9. Formar al personal. Incluya a administración, logística, expediciones, tráfico y conductores.
10. Probar antes de la fecha límite. Realice pruebas completas con transportistas, conductores y sistemas ERP antes del 5 de octubre de 2026.

11. Errores frecuentes

– Pensar que transporte público significa transporte de una Administración.

– Creer que solo está obligada la empresa transportista.

– Identificar como cargador contractual al propietario de la mercancía sin revisar quién contrató directamente al transportista efectivo.

– Usar un PDF escaneado o una fotografía del documento en papel.

– Generar el documento una vez iniciado el servicio.

– Utilizar un QR que lleva a una pantalla de acceso o requiere credenciales en vez de descargar directamente el PDF.

– Confiar exclusivamente en el proveedor tecnológico sin conservar evidencias propias.

– Confundir la desactivación pública de la URL con la obligación de conservación durante un año.

Nota jurídica. Esta guía ofrece criterios generales y no sustituye el análisis de los contratos, rutas, autorizaciones, mercancías y cadena de subcontratación de cada empresa. En los transportes de mercancías peligrosas, residuos, productos sanitarios, alimentos u otras mercancías reguladas pueden existir obligaciones documentales adicionales.