Riesgos para la protección de datos con las impresoras

Sí, la protección de datos también tiene ámbito de aplicación en el uso de impresoras, pues seguro que en alguna ocasión has impreso un documento y un compañero se ha llevado por error tu documento o simplemente ha desaparecido el documento de la bandeja de salida.

Así que, ¿seguro que estás gestionando bien la normativa de protección de datos?

La impresión de documentos confidenciales o sensibles en una impresora compartida puede ser un riesgo importante para la privacidad de la información.

La confidencialidad de la información impresa es un aspecto crítico de la protección de datos que debe ser tenida en cuenta en cualquier política de uso de impresoras.

Política de impresoras

Una política de uso de impresoras es un documento que establece las normas y procedimientos para el uso de estos activos en una organización.

Esta política puede abordar temas como el uso de papel y tinta, la responsabilidad de mantener la impresora en buen funcionamiento, la gestión de colas de impresión y de manera relevante la seguridad de la información impresa y por ende la seguridad de los datos personales y confidenciales o secretos.

Para garantizar la confidencialidad de la información impresa, una política de uso de impresoras podría incluir medidas como:

Impresión segura:

Ofrecer la opción de imprimir documentos de forma segura, mediante la utilización de contraseñas o códigos de acceso para recoger la impresión.

Uso restringido de impresoras compartidas:

Restringir el uso de impresoras compartidas solo a los usuarios autorizados y con un propósito legítimo.

Recolección de documentos impresos:

Establecer un proceso claro para recoger los documentos impresos y asegurarse de que se mantengan en un lugar seguro.

Monitorización y auditoría:

Monitorizar el uso de las impresoras y llevar a cabo auditorías periódicas para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas de seguridad.

Capacitación y concienciación:

Capacitar a los usuarios sobre la importancia de la seguridad de la información y sensibilizarlos sobre los riesgos asociados con la impresión de documentos confidenciales.

El INCIBE te aporta más ideas para mejorar tu política de uso de impresoras.

La protección de datos

Es importante tener en cuenta que la protección de datos no solo se aplica a la impresión, sino también a la gestión de los documentos impresos. Por lo tanto, una política de uso de impresoras debe incluir medidas para garantizar la confidencialidad de los datos personales desde su impresión hasta su disposición final.

Esta política puede ser revisada y actualizada periódicamente para asegurarse de que se adapte a las necesidades cambiantes de la organización y a las mejores prácticas actuales.

Se considera relevante que todos los usuarios de la impresora conozcan y cumplan con esta política para garantizar un uso eficiente y responsable de los recursos de impresión.

Recordar que esta política de impresoras debe estar integrada en las Políticas de Seguridad de protección de datos elaborada en tu organización y que su ausencia, podría suponer una infracción en caso de producirse alguna brecha de seguridad y no sería la primera vx que la AEPD ha impuesto sanciones por este motivo.

Business Adapter® a tu servicio 

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