Trabajar con dispositivos personales
Trabajar con dispositivos personales (BYOD)
Los tiempos cambian, y las modas también y trabajar con dispositivos personales, es una tendencia cada vez más habitual aplicada a la dinámica del trabajo.
Trabajar con dispositivos personales o BYOD (Bring Your Own Device), se trata de una política empresarial consistente en que los empleados utilicen sus propios dispositivos personales para trabajar y con ellos acceder a recursos de la empresa como pueden ser:
- Acceso a correo electrónico
- Acceso a bases de datos
- Acceso a aplicaciones informáticas
- Acceso a servidores
- Etc.
Y como hemos dicho, esta tendencia está cada vez más extendida pues se calcula que el 90% de los empleados, utilizan de algún modo sus propios dispositivos para acceder a información de la empresa. En ese caso parece lógico tener una regulación interna, pero antes analicemos con mayor detalle lo que implica trabajar con dispositivos personales.
Beneficios de trabajar con dispositivos personales
Exponemos los factores entendidos como beneficios que tiene el trabajar con dispositivos personales, en el ámbito empresarial y laboral:
Para la empresa
- Reducción del gasto
- Mayor productividad
Para los trabajadores
- Flexibilidad laboral
Inconvenientes del BOYD
Exponemos los factores considerados como inconvenientes que tiene el trabajar con dispositivos personales, en el ámbito empresarial y laboral:
Para la empresa
- Refuerzo del personal del Dpto. IT
- Riesgo para la Seguridad de la información y de sanciones por incumplimientos normativos
Para los trabajadores
- Gasto de recursos propios
Evaluar para decidir
Intentaremos ayudar a nuestros clientes y seguidores, a evaluar si compensan los beneficios a los inconvenientes de aplicación de la política BOYD.
Para ello, hemos elaborado una tabla a modo de herramienta personalizable, en la que expondremos los 6 factores detallados anteriormente (beneficios e inconvenientes) y les daremos un valor a cada uno del 1 al 10, siendo el valor 1 el de menos relevancia y el 10 el que más. Estos valores se podríamos cuantificar en términos económicos u otros factores que ayuden a identificar la importancia de cada factor dentro de la empresa. La idea es ofrecer una herramienta simple que nos serviría como punto de partida para tener una idea previa y con el resultado saber si se descarta o se procede a un análisis más profundo.
Obviamente, nosotros le damos el valor que en nuestra opinión tiene cada factor, pero lo interesante es que cada empresa lo personalice según sus circunstancias o propios criterios. El número de dispositivos a gestionar o la tipología de datos influye sobre manera, es decir, no es lo mismo que se vean expuestos unos datos sobre medidas de unos muebles de oficina que las historias clínicas de pacientes.
Nuestro caso hipotético de evaluación de viabilidad de una política de trabajar con dispositivos personales, es de una pequeña empresa de 50 trabajadores cuya actividad es la venta de muebles de oficina al por mayor:
Beneficios BOYD | Valor | Inconvenientes BOYD | Valor |
Reducción del gasto | 7 | Reforzar Dpto. IT | 5 |
Mayor productividad | 8 | Riesgo de seguridad y sanción | 10 |
Flexibilidad laboral | 9 | Gasto de recursos propios | 7 |
Total Beneficios | 26 | Total Inconvenientes | 22 |
En nuestro supuesto, los beneficios superan a los inconvenientes por lo que sería el punto de partida para analizar con más detalles las cuestiones económicas, valoración de los trabajadores, etc.
Es posible que los factores también sean distintos de una empresa a otra, por eso es vital que cada entidad evalúe sus propios pros y contras de utilizar esta modalidad, y en caso de decantarse por la política BOYD, se tomen todas las precauciones posibles para evitar acabar siendo víctimas de un incidente de seguridad y posibles sanciones en materia de protección de datos personales (RGPD), que sería el mayor riesgo económico al que nos veríamos expuestos.
Contar con profesionales expertos
Advertimos un problema muy habitual y es que muchas empresas no están preparadas para aplicar todas las medidas técnicas y organizativas para que una política de trabajar con dispositivos personales.
Además de aprobar la modalidad de trabajar con dispositivos personales, se deben elaborar otras políticas de seguridad corporativas que contemplen la decisión de optar por la modalidad BOYD. Por ejemplo:
-Políticas de autenticación y contraseñas
-Política de conexiones a redes
-Normas para el Personal sobre uso del sistema de información y datos personales
-Políticas de comunicación de brechas de seguridad
-Auditorías y controles periódicos
-Formación en protección de datos, seguridad de la información y ciberseguridad
-Etc., etc.
Es obvio, que todo es más sencillo si contamos con expertos en Ciberseguridad y Protección de Datos, que elaboren estas políticas, que nos asesoren sobre las opciones más adecuadas teniendo en cuenta las peculiaridades de cada empresa.
Y como conclusión, diremos que no hay duda de que el BYOD se está afianzando y que todo apunta a que se seguirá extendiendo.
Pero eso sí, para disfrutar de las ventajas de esta tendencia, cuente con profesionales que le asesoren
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