WhatsApp en el trabajo
WhatsApp en el trabajo
El auge en el ámbito empresarial, de aplicaciones de mensajería instantánea tipo WhatsApp, para comunicarnos con otras personas, pueden ocasionar riesgos para la seguridad de la información que se comparte.
Es de dominio público, las repercusiones que le ha ocasionado a WhatsApp el cambio de su política de privacidad y la cantidad de usuarios en todo el mundo que han dejado de usar esta aplicación.
Medidas de seguridad
WhatsApp es una aplicación de uso privado y no debería utilizarse para
compartir información en el ámbito laboral/empresarial (documentos, fotografías, etc.) con trabajadores, clientes, proveedores, etc.
Solo en aquellos casos en los que sea imprescindible su uso, se utilizará la versión para empresas WhatsApp Business y se deberían aplicarán las siguientes medidas de seguridad:
— Solicitar consentimiento expreso a los usuarios, para utilizar WhatsApp como medio de comunicación.
— Utilizar WhatsApp solo con fines informativos.
— Nunca intercambiar datos personales o confidenciales, ya sea en textos, documentos, fotos o videos adjuntos, etc.
— Preservar la confidencialidad de los usuarios (identidad o datos que puedan identificar a la persona), en caso de creación de grupos.
— Disponer siempre de la última versión de la aplicación utilizada.
— Utilizar dispositivos seguros para el uso de estas aplicaciones.
Beneficios de WhatsApp Business
WhatsApp Business tiene un funcionamiento exactamente igual a la versión particular, pero dispone de unos “Ajustes de Empresa” donde se debe incluir todos los datos corporativos para identificar a la empresa y mostrar como contactar de una forma clara y sencilla, algo indispensable en la Normativa de protección de datos.
Además de gratuito, se puede descargar en el PC y además ofrece unas funcionalidades adicionales a la versión particular. Por ejemplo:
- Mensajes de bienvenida: saludo inmediato cuando un cliente te escriba.
- Mensajes de ausencia: respuesta automática cuando un cliente te escriba fuera de tu horario disponible.
- Respuestas rápidas: establecimiento de atajos en el teclado para enviar respuestas que escribas con frecuencia.
- Estadísticas: muestra el número de mensajes enviados, entregados, recibidos y leídos.
Derechos digitales
Se deben tener en cuenta también los Derechos Digitales, prestando especial atención a los horarios utilizados para enviar comunicaciones y enviar mensajes exclusivamente en el horario laboral. Recordamos que existen sanciones respecto al uso herramientas digitales para comunicarse con empelados que han sido sancionadas, véase el caso Prosegur.
Evaluación de Riesgos y de Impacto
Además, las empresas que hagan uso de mensajería instantánea, deben realizar un Evaluación de Riesgos y si es necesario una Evaluación de Impacto (EIPD), para determinar si es preciso implantar medidas de seguridad extraordinarias.
Cuente con expertos
Por todo ello se recomienda contar con consultoras expertas de protección de datos, como es el caso de Business Adapter® protección de datos en Valencia, que analizará su caso y le elaborará las normas de uso de mensajería instantánea integradas en su política de seguridad, normas para empleados, cláusulas para obtener el consentimiento, así como una Evaluación de Riesgos y si es necesario una Evaluación de Impacto.
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