Datos personales en procesos de selección
El uso de datos personales es imprescindible para cualquier proceso de selección de personas, pero para conseguir un nuevo trabajo a veces puede ser más complicado que estudiar una Licenciatura, pues las fases que debes superar incluyen pruebas y cuestionarios complejos.
Las empresas deben configurar y diseñar sus procesos de selección teniendo en cuenta lo establecido en la normativa de protección de datos, ya que solicitar más datos personales de los necesarios para establecer el vínculo laboral, podría ser contraproducente.
Una buena prueba de ello la encontramos en la resolución PS/00214/2022 de la Agencia Española de Protección de Datos en la que sanciona con 50.000€ a una empresa de selección de personal.
En este caso, una persona que se encontraba en un proceso de selección, tuvo que realizar unos tests psicotécnicos, con el objetico de valorar la inteligencia, personalidad, inteligencia
emocional y el potencial del candidato, accediendo a los mismos mediante un enlace en internet proporcionada por una empresa de selección de personal (THOMAS INTERNACIONAL SYSTEMS).
En estos tests se recopilaban datos personales y se realizaban preguntas sobre discapacidad y pertenencia a una etnia. Cabe señalar que la empresa seleccionadora argumentó que el tratamiento de estos datos personales, se solicitaban con propósitos de investigación, para mejorar sus evaluaciones.
Pues bien, frente a tales hechos, debemos entonces reflexionar sobre si solicitar este tipo de datos personales de categoría especial se adecúa a la finalidad del tratamiento, es decir, conocer las capacidades suficientes de los candidatos para el desempeño de un trabajo.
Datos personales de categoría especial
En el caso que se analiza, la empresa seleccionadora en cuestión, proporcionó a los candidatos un cuestionario denominado “Cuestionario de Investigación de Thomas”, el cual era independiente al cuestionario para ocupar el puesto ofertado, en donde se solicitaban datos personales, sobre sexo, año de nacimiento, discapacidad, etnia, idioma materno, nivel de estudios, estado laboral actual, sector en el que trabaja actualmente, función actual, nivel actual de mando, nivel de felicidad en el puesto (con escala del 1 al 7), calificación de su trabajo (con escala del 1 al 7), descripción de la discapacidad (campo de texto) y consideración sobre el liderazgo.
Como puede verse, algunos de los cuestionamientos a los cuales se veían sometidos los candidatos referían a datos personales de categoría especial especificados en el art. 9 del RGPD, el cual prohíbe el tratamiento de los mismos, salvo en los casos legalmente establecidos en el art. 9.2 del RGPD.
La empresa seleccionadora fundamentó el tratamiento de estos datos personales especiales, en el apartado 2, letra j) del art. 9, relativo a fines de investigación; sin embargo, la Agencia entendió que no se cumplía con los requisitos necesarios para poder sostener dicha fundamentación, ya que no se alegó por parte de la empresa ningún marco legal en el que amparar dicho tratamiento, y la Política de Privacidad de la empresa, en relación con este aspecto, se consideró genérica, pues no especificaba los tratamientos concretos que llevaba a cabo el responsable del tratamiento.
Por otro lado, el que la empresa seleccionadora proporcionara a los interesados la posibilidad de no contestar a los cuestionamientos sobre discapacidad y etnia, no significa que con esta medida se haya recabado el consentimiento de los interesados a tratar sus datos personales, pues con ello no se cumple el requisito de haber obtenido previamente un consentimiento expreso para el tratamiento de datos personales de categoría especial.
Del análisis del triple juicio de necesidad, idoneidad y proporcionalidad, tampoco se aportaron pruebas suficientes por parte del responsable del tratamiento para que pudiera justificarse el tratamiento de datos personales de categoría especial.
Resolución de la AEPD
La Agencia consideró en este caso, que los hechos expuestos incumplen lo establecido en el artículo 9 del RGPD, lo que supone la comisión de una infracción tipificada en el apartado 5.a) del artículo 83 del RGPD, con una multa de 50.000 euros.
Finalmente, se realizó un pago voluntario anticipado, resultando la cuantía de 40.000 euros.
Conclusiones
Antes de nada, debemos identificar qué datos personales son los necesarios para la finalidad que perseguimos, y si esos datos se consideran pertinentes o son excesivos para cumplir con su finalidad, asimismo, se determinarán con carácter previo al tratamiento si los datos son de categoría especial para establecer los requisitos necesarios para su tratamiento lícito, como ya publicamos en su momento sobre el uso de los Test Disc.
Si tenemos alguna duda sobre si podremos o no tratar esos datos, aplicar el principio de minimización de datos será nuestro mejor aliado, así como contar con el asesoramiento de expertos en la materia.
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