Cuando solicitar copia del DNI
No solicitar copia por norma general
Con motivo del cambio de criterio manifestado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en sus resoluciones, hacemos de su conocimiento lo siguiente:
Con carácter general, no se podrá solicitar copia del Documento Nacional de Identidad (DNI) o documento equivalente, como medio de identificación o verificación de identidad de las personas.
Es importante aclara que el criterio de la AEPD ha cambiado respecto de la solicitud de la copia del DNI, no así del hecho que el mismo pueda ser mostrado para identificarse
Cuando solicitar exhibir el DNI
Sólo en los casos en los que existan dudas razonables sobre la identidad de la persona física que se dirija a nosotros y debamos saber que esta es la titular real de los datos, se podrá solicitar a esta, que exhiba su DNI original.
Los casos en los que una persona puede dirigirse a nosotros y solicitar información sobre su persona, son varios, por ejemplo:
- Ejercer sus derechos de protección de datos (ej. derecho de acceso)
- Entrega de informes con datos personales
Pero una cosa es solicitar que la persona muestre su DNI y otra distinta hacer y guardar una copia de este. Por tanto, analizamos a continuación cuando será posible solicitar una copia y que medidas serán necesarias aplicar en dicha copia.
Cuando podemos solicitar copia del DNI
Existen ciertos supuestos legales y prácticos en los que se permite o incluso se exige la obtención de una copia, generalmente con fines de identificación, seguridad jurídica, prevención del fraude o cumplimiento normativo.
A continuación se detallan algunos de estos casos:
Contratación laboral y seguridad social
Cuando una empresa contrata a un trabajador, debe identificarlo plenamente y remitir documentación a la Seguridad Social.
- Se suele solicitar y archivar una copia del DNI para verificar la identidad y nacionalidad.
Prevención de blanqueo de capitales (Ley 10/2010)
Las Inmobiliarias, Abogados, Joyerías, Entidades financieras, Notarios, entre otros sujetos obligados, deben:
- Identificar formalmente al cliente.
- Conservar copia del documento identificativo.
Base legal: Artículo 3 y 25 de la Ley 10/2010 y su reglamento (RD 304/2014).
Trámites ante notarios y registros
En operaciones notariales (testamentos, poderes, compraventas, etc.), el notario debe:
- Identificar al compareciente.
- Conservar copia del DNI en su protocolo.
Medidas a aplicar a una copia de DNI
Con el objetivo de cumplir con el principio de minimización de datos, que debe regir todo tratamiento y solo si fuera imprescindible solicitar copia de un DNI o documento equivalente, según lo expuesto en el punto anterior
La copia solo mostrará estos datos
En definitiva la copia solo deberá incluir los datos que identifiquen a la persona:
- Nº de DNI
- Apellidos y Nombre
No almacenar estos datos
Será necesario ocultar aquellos datos innecesarios para la verificación comentada, como por ejemplo:
- No hacer copia de la parte trasera del DNI
- Ocultar fechas de nacimiento y otras
- Ocultar la Firma
- Y otros datos innecesarios
Plazo de conservación
Se conservará la copia por el tiempo imprescindible para cumplir con la finalidad que motivó su conservación, (art. 5.1.e RGPD) por ejemplo:
Contratación laboral y seguridad social
.4 años desde la finalización de la relación laboral (según la Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social). Aunque estos plazos pueden superarse en ciertos casos (consultar con asesores laborales).
Ley de Prevención de blanqueo de capitales (Ley 10/2010)
Si la copia es para cumplir con esta Ley, el plazo máximo es de 10 años.
En cualquier caso, superado el plazo de conservación los datos deberán ser suprimidos de forma confidencial o bloqueados en aquellos casos necesarios.
Actuaciones a llevar a cabo por su parte
Frente a este cambio de criterio manifestado por la AEPD en sus últimas resoluciones, informamos que deberá actualizar ciertos documentos o textos legales:
Políticas web
Eliminar el texto que mencione la necesidad de aportar copia del DNI, en el apartado de “Sus Derechos” o “Derechos” de:
- Política de Privacidad web
- Política de Cookies
- Política de Redes Sociales
- Política de Solicitantes de Empleo
- Información básica de cualquier Formulario web (ej. Contacto)
Cláusulas a firmar por Terceros (clientes, trabajadores, solicitantes de empleo)
Eliminar el texto que haga mención de aportar copia del DNI, en el texto informativo sobre protección de datos personales.
Esto incluye a la cláusula de «Protección de datos», «Derechos» o «Ejercio de derechos» contemplada en los contratos que firma con sus clientes, trabajadores, solicitantes de empleo, etc. También en los Manuales de normas RRHH.
Informar a los trabajadores
Del mismo modo, como consecuencia de lo anterior, se solicita se haga del conocimiento de todos los trabajadores de su entidad, que no soliciten copia del DNI para aquellas personas que se dirijan a su entidad para ejercer alguno de los derechos de protección de datos, salvo que existiera duda razonable de la identidad de la persona que presenta la solicitud, en cuyo caso se podrá pedir que muestre su DNI.
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